Traducido de:
EDITORIAL
Diez
reglas simples para una efectiva presentación con dispositivas
Kristen M. NaegleID*
Biomedical Engineering and the Center for Public
Health Genomics, University of Virginia, Charlottesville,
Virginia, United States of America
* kmn4mj@virginia.edu
doi:10.1371/journal.pcbi.1009554.g001
(Este es un artículo de acceso abierto distribuido bajo los términos de
la licencia de atribución de Creative Commons, que permite el uso, la
distribución y la reproducción sin restricciones en cualquier medio, siempre
que se cite al autor original y a la fuente).
Introducción:
La "presentación
con diapositivas" es el componente básico de todas las presentaciones
académicas, ya sean clubes de revistas, reuniones de comités de tesis,
conferencias breves o seminarios de una hora. Una diapositiva es una sola
página proyectada en una pantalla, generalmente construida sobre la premisa de
un título, cuerpo y figuras o tablas, e incluye tanto lo que se muestra como lo
que se dice sobre esa diapositiva. Se unen varias diapositivas para contar
la historia más amplia de la presentación. Si bien ha habido excelentes 10
reglas simples para dar presentaciones completas [ 1 , 2], hubo una ausencia
en los detalles finos de cómo diseñar una diapositiva para un efecto óptimo,
como los elementos de diseño que permiten que las diapositivas transmitan
información significativa, para mantener a la audiencia interesada e informada,
y para entregar la información prevista y en el plazo permitido.
Como
todas las presentaciones de investigación buscan enseñar, el diseño efectivo de
diapositivas se basa en los mismos principios que la enseñanza efectiva,
incluida la consideración del procesamiento cognitivo en el que confía su
audiencia para organizar, procesar y retener información. Esto está escrito
para cualquier persona que necesite preparar diapositivas de cualquier escala
de longitud y para la mayoría de los propósitos de transmitir la investigación
a un público amplio.
Las reglas se dividen en 3 áreas principales:
- Las reglas 1 a 5 se refieren a optimizar el alcance de cada diapositiva.
- Las reglas 6 a 8 tratan sobre los principios relacionados con el diseño de elementos de la diapositiva.
- Las reglas 9 a 10 se refieren a la preparación de su presentación, con las diapositivas como el foco central de esa preparación.
Regla 1: incluye solo una idea por diapositiva
Cada
diapositiva debe presentar un objetivo central: la idea o pregunta principal
[3 – 5]. A
menudo, esto significa dividir ideas complejas en partes manejables (ver Fig.1, donde la
información de "antecedentes" se ha dividido en 2 conceptos
clave). En otro ejemplo, si está presentando un enfoque computacional
complejo en un diagrama de flujo grande, introdúzcalo en unidades más pequeñas,
construyéndolo hasta que termine con el diagrama completo.
La
acumulación progresiva de información compleja significa que las audiencias
están preparadas para comprender la imagen completa, una vez que haya dedicado
tiempo a cada una de las partes. Puede lograr la acumulación de
componentes de varias maneras, por ejemplo, utilizando software de presentación
para cubrir/descubrir información. Personalmente, elijo crear diapositivas
separadas para cada parte del contenido de información que presento, donde la
diapositiva final tiene el diagrama completo, y utilizo recortes o una cubierta
en las diapositivas duplicadas que vienen antes para ocultar lo que aún no
estoy listo para incluir.
Arriba a la izquierda: una diapositiva de fondo que
describe el material de fondo de un proyecto de mi laboratorio. La
diapositiva se creó con una plantilla de diseño de PowerPoint, que tuvo que
modificarse para aumentar los tamaños de texto predeterminados para esta figura
(es decir, los tamaños de texto predeterminados son incluso peores que los que
se muestran aquí). Fila inferior: Las 2 nuevas diapositivas que dividen el
contenido en 2 ideas explícitas sobre el fondo, utilizando un gráfico
central. En la primera diapositiva, el gráfico es un ejemplo explícito del
dominio SH2 de la PI3-quinasa que interactúa con un sitio de fosforilación
(Y754) en el PDGFR para describir los detalles importantes de qué son un
dominio SH2 y un ligando de fosfotirosina y cómo interactúan. Utilizo ese
mismo gráfico en la segunda diapositiva para generalizar todos los eventos
vinculantes e incluyo texto redundante para transmitir el mensaje central
(pueden ocurrir muchas interacciones posibles en el proteoma humano, más de las
que podemos medir actualmente). La parte superior derecha resalta qué
reglas se usaron para pasar de la diapositiva original a la nueva
diapositiva. Los cambios específicos, como se destaca en la Regla 7,
incluyen aumentar el contraste cambiando el color de fondo, aumentando el
tamaño de la fuente, cambiando a fuentes sans serif y eliminando todo el texto
en mayúsculas y subrayado (usando negrita para llamar la atención). PDGFR,
receptor del factor de crecimiento derivado de plaquetas.
Regla 2: dedica solo 1 minuto por diapositiva
Cuando
presente su diapositiva en la charla, debe tomar 1 minuto o menos para discutir. Esta
regla es realmente útil para fines de planificación: una presentación de 20
minutos debe tener alrededor de 20 diapositivas. Además, brindarle a su
audiencia información nueva con frecuencia para deleitarse ayuda a mantenerlos
comprometidos.
Durante
la práctica, si pasa más de un minuto en una diapositiva, hay demasiado para
esa diapositiva: es hora de dividir el contenido en varias diapositivas o
incluso eliminar información que no es completamente central para la historia
que está tratando de contar.
Reduzca,
reduzca, reduzca, hasta llegar a un solo mensaje, claramente descrito, que se
presenta en menos de 1 minuto.
Regla 3: Haz uso de tu título
Cuando
cada diapositiva transmite solo un mensaje, use el encabezado de esa
diapositiva para escribir exactamente el mensaje que está tratando de
transmitir.
En lugar
de titular la diapositiva "Resultados", intente "CTNND1 es fundamental para la metástasis" o "Las tasas
de falsos positivos son muy específicas de la muestra". Use esta
señal de hito para asegurarse de que todo el contenido de esa diapositiva esté
relacionado exactamente con el encabezado y solo con el encabezado. Piense
en el encabezado de la diapositiva como la oración introductoria o final de un
párrafo y el contenido de la diapositiva como el resto del párrafo que respalda
el punto principal del párrafo. Un miembro de la audiencia debería poder
seguirlo en el "párrafo" y llegar a la misma oración de conclusión
que su encabezado al final de la diapositiva.
Regla 4: Incluya solo los puntos esenciales
Mientras
habla, los ojos y las mentes de los miembros de la audiencia deambularán por su
diapositiva. Si tiene un comentario, detalle o figura en una diapositiva,
tenga un plan para identificarlo explícitamente y hablar sobre él. Si no
cree que sea lo suficientemente importante como para dedicarle tiempo, no lo
incluya en su diapositiva.
Esto es
especialmente importante cuando los profesores están presentes. A menudo
les digo a los estudiantes que los miembros del comité de tesis son como gatos:
si les pones un adorno brillante delante, lo perseguirán. Asegúrese de
colocar las bolas brillantes solo en las diapositivas en las que desea que se
centren. Organizar una reunión de tesis solo para profesores es realmente
un ejercicio de pastoreo de gatos (si tienes gatos, sabes que no es tarea
fácil). El diseño claro y conciso de las diapositivas ayudará en gran
medida a acorralar a los profesores que se distraen fácilmente.
Regla 5: Dar crédito, donde se debe crédito
Una
excepción a la Regla 4 es incluir citas o referencias adecuadas para trabajar
en su diapositiva. Cuando agregue citas, nombres de otros investigadores u
otros tipos de crédito, use un estilo y método consistentes para agregar esta
información a sus diapositivas. Luego, su audiencia podrá dividir
fácilmente esta información del otro contenido.
Un error
común que comete la gente es pensar “agregaré
esa referencia más tarde”, pero le recomiendo que coloque la referencia
adecuada en la diapositiva en el momento en que la hace, antes de que olvide de
dónde proviene. Finalmente, en ciertos tipos de presentaciones, los
créditos pueden dejar en claro quién hizo el trabajo.
Para los
miembros de la facultad que dirigen laboratorios, es una forma efectiva de
conectar a su audiencia con el personal del laboratorio que hizo el trabajo, lo
cual es un gran impulso profesional para esa persona. Para los estudiantes
de posgrado, es una forma efectiva de delinear su contribución al trabajo,
especialmente en reuniones donde el objetivo es establecer sus credenciales
para cumplir con los rigores de un punto de control de doctorado.
Regla 6: Use gráficos de manera efectiva
Como
regla general, casi nunca debe tener diapositivas que solo contengan
texto. Cree sus diapositivas en torno a buenas visualizaciones. Es
una presentación visual después de todo, y como dicen, una imagen vale más que
mil palabras. Sin embargo, por otro lado, no enturbie el punto de la
diapositiva poniendo demasiados gráficos complejos en una sola diapositiva.
Una
figura de varios paneles que podría incluir en un manuscrito a menudo debe
dividirse en 1 panel por diapositiva (consulte la Regla1). Una
forma de asegurarse de usar los gráficos de manera efectiva es presentar la
figura y sus elementos verbalmente a la audiencia, especialmente para las
figuras de datos. Por ejemplo, podría decir lo siguiente: "Este
gráfico aquí muestra la tasa de falsos positivos medidos para un experimento y
cada punto es una réplica del experimento, el gráfico demuestra..." Si ha
puesto demasiado en una diapositiva para presentarlo en 1 minuto (ver Regla 2 ),
entonces la complejidad o el número de visualizaciones es demasiado para una
sola diapositiva.
Regla 7: Diseño para evitar la sobrecarga cognitiva
El tipo
de elementos de la diapositiva, la cantidad de ellos y cómo los presenta,
afectan la capacidad de la audiencia para captar, organizar y recordar el
contenido. Por ejemplo, un error frecuente en el diseño de diapositivas es
incluir oraciones completas, pero la lectura y el procesamiento verbal usan los
mismos canales cognitivos; por lo tanto, un miembro de la audiencia puede leer
la diapositiva, escucharlo o hacer una parte de ambas (cada una de ellas de
manera deficiente), como resultado de la sobrecarga cognitiva [4]. El
canal visual está separado, lo que permite procesar imágenes/videos con
información auditiva sin sobrecarga cognitiva [6] (Regla 6).
Como las
presentaciones son un ejercicio de escucha y no de lectura, haga lo que pueda
para optimizar la capacidad de escucha de la audiencia. Use palabras con
moderación como "mensajes de guía" para usted y la audiencia sobre
los puntos principales de la diapositiva. De hecho, puede agregar
fragmentos de texto cortos, redundantes con el componente verbal de la
presentación, que se ha demostrado que mejora la retención [7] (consulte
la figura 1 para
ver un ejemplo de texto redundante que evita la sobrecarga cognitiva).
Tenga
cuidado en la selección de una plantilla de diapositiva para minimizar la
adición accidental de elementos que la audiencia debe procesar, pero que no son
importantes. David JP Phillips argumenta (y demuestra efectivamente en su
charla TEDx [5]) que el cerebro
humano puede interpretar fácilmente 6 elementos y más que eso requiere un
aumento del 500 % en la carga cognitiva humana, así que mantenga el número
total de elementos en la diapositiva en 6 o menos.
Finalmente, además del uso de texto breve, espacios en blanco y el uso efectivo de gráficos/imágenes, puede mejorar aún más la facilidad del procesamiento cognitivo al considerar las opciones de color y el tipo y tamaño de fuente. Aquí hay algunas sugerencias para mejorar la experiencia de su audiencia, destacando la importancia de estos elementos para algunos grupos específicos:
- Use colores de alto contraste y fondos simples con poco o ningún color, para personas con dislexia o discapacidad visual.
- Use fuentes sans serif y tamaños de letra grandes (incluidas las leyendas de las figuras), evite las cursivas, los subrayados (use negritas para enfatizar) y todas las letras mayúsculas, para personas con dislexia o discapacidad visual [8].
- Use combinaciones de colores y paletas que puedan ser entendidas por personas con diferentes formas de daltonismo [9]. Hay excelentes herramientas disponibles para identificar los colores a utilizar y formas de simular su presentación o figuras tal como las vería una persona daltónica (fácil de encontrar mediante una búsqueda en la web).
En este mundo cada vez mayor de herramientas de presentación virtual, considere practicar su charla con un sistema de subtítulos que capture sus palabras. Use esto para identificar cómo mejorar su ritmo de habla, volumen y anunciación para mejorar la comprensión de todos los miembros de su audiencia, pero especialmente aquellos con discapacidad auditiva.
Regla 8: Diseñe la diapositiva para
que una persona distraída obtenga la conclusión principal
Es muy
difícil concentrarse en una presentación, especialmente si es larga o si es
parte de una serie más larga de charlas en una conferencia. Los miembros
de la audiencia pueden distraerse con un correo electrónico importante o pueden
comenzar a soñar con el almuerzo. Por lo tanto, es importante mirar la
diapositiva y preguntar: "Si no escucharon nada de lo que dije,
¿entenderán el concepto clave de esta diapositiva?"
Las otras
reglas están configuradas para ayudar con esto, incluida la claridad del punto
único de la diapositiva (Regla 1), el título con una conclusión principal
(Regla 3) y el uso de figuras (Regla 6) y texto breve redundante para su
descripción verbal (Regla 7).
Sin
embargo, con cada diapositiva, dé un paso atrás y pregunte si se transmite su
conclusión principal, incluso si alguien no escuchó el diálogo que la
acompaña. Es importante preguntar si la información en la diapositiva está
en el nivel correcto de abstracción. Por ejemplo, ¿Tiene demasiados
detalles sobre el experimento que ocultan la conclusión del experimento (es
decir, infringiendo la Regla 1)?
Si le
preocupa no tener suficientes detalles, mantenga una diapositiva al final de su
conjunto de diapositivas (después de sus conclusiones y agradecimientos) con la
información más detallada a la que puede hacer referencia durante un período de
preguntas y respuestas.
Regla 9: mejora iterativamente el diseño de diapositivas a través de la
práctica
Las
diapositivas bien diseñadas que siguen las primeras 8 reglas están destinadas a
ayudarlo a entregar el mensaje que desea y en la cantidad de tiempo que desea
entregar. La mejor manera de asegurarse de que haya logrado el diseño de
diapositivas para su presentación es practicar, generalmente mucho.
Los
aspectos más importantes de practicar una nueva presentación, con miras al
diseño de diapositivas, son los siguientes 2 puntos clave:
(1)
practicar para asegurarse de alcanzar, cada vez, los puntos más importantes
(por ejemplo, las publicaciones de la guía de texto te dejaste a ti mismo y el
título de la diapositiva); y
(2)
practique para asegurarse de que, al concluir el final de una diapositiva, le
lleve directamente a la siguiente.
Las
transiciones de diapositivas, lo que dice cuando termina una diapositiva y
comienza la siguiente, son importantes para mantener el flujo de la
"historia". “La práctica es cuando descubro que el orden de mi
presentación es pobre o que me dejé muy pocas guías para recordar lo que venía
a continuación. Además, durante la práctica, las cosas más frecuentes que
tengo que mejorar se relacionan con la regla 2 (la diapositiva toma demasiado
tiempo para presentarla, generalmente porque rompí la regla 1 y estoy
entregando demasiada información para una diapositiva), la regla 4 (tengo un
detalle no esencial en la diapositiva diapositiva), y la Regla 5 (olvidé dar
una referencia clave).
El mejor
tipo de práctica es frente a una audiencia (por ejemplo, su laboratorio o sus
compañeros), donde, con nuevas perspectivas, pueden ayudarlo a identificar
lugares para mejorar el contenido, el diseño y las conexiones de las
diapositivas en la totalidad de su charla.
Regla 10: Diseño
para mitigar el impacto de desastres técnicos
La presentación real casi nunca sale como lo planeamos en nuestras cabezas o durante nuestra práctica.
- Tal vez
el altavoz antes de que se te haya pasado el tiempo y ahora necesites
ajustarlo.
- Tal vez
la computadora que el organizador le pide que use no muestre su video.
- Tal vez
su conexión a internet sea deficiente el día que realiza una presentación
virtual en una conferencia.
Los problemas técnicos son rutinariamente parte de la práctica de compartir su trabajo a través de presentaciones. Por lo tanto, puede diseñar sus diapositivas para limitar el impacto que crean ciertos tipos de desastres técnicos y también preparar enfoques alternativos.
Estos son
solo algunos ejemplos de la preparación que puede hacer y que lo ayudarán a
evitar un fiasco total:
-
Guarde su
presentación como PDF: si la
versión de Keynote o PowerPoint en la
computadora del anfitrión causa problemas, aún tiene una copia funcional que
tiene una mayor garantía de compatibilidad.
-
Al usar
videos, cree una diapositiva de respaldo
con capturas de pantalla de los resultados clave. Por ejemplo, si tengo un
video de migración celular, me aseguraré de tener una copia del inicio y el
final del video, en caso de que el video no se reproduzca. Incluso si el video
funcionó, puede hacer una pausa en esta diapositiva de respaldo y tomarse el
tiempo para resaltar los resultados clave en palabras si alguien no pudo ver o
entender el video.
-
Evite las animaciones, como figuras o texto que parpadeen/sobrevuelen/etc. Las encuestas
sugieren que a nadie le gusta el movimiento en las presentaciones [3,4]. Es
probable que haya una base cognitiva para el disgusto casi universal por las
animaciones sin sentido que se relaciona con la idea propuesta por Kosslyn y
sus colegas de que las animaciones son unidades perceptivas sobresalientes que
captan la atención directa [4]. Aunque la prominencia perceptiva se puede usar
para llamar la atención y mejorar la retención de puntos específicos, si usa
este enfoque para cosas innecesarias o sin importancia (como la animación de su
texto con viñetas, sobrevuelos de figuras, etc.), entonces distraerá su
audiencia del contenido importante.
-
Finalmente, las animaciones causan
cargas de procesamiento adicionales para las personas con discapacidad visual
[10] y cree oportunidades para desastres técnicos si el software en el sistema
anfitrión no es compatible con su animación planificada.
Conclusiones:
Estas reglas son solo un comienzo para crear presentaciones más atractivas que aumenten la retención de su material por parte de la audiencia. Sin embargo, existen recursos maravillosos para continuar el viaje de convertirse en un orador público increíble, lo que incluye comprender la psicología y la neurociencia detrás de la percepción y el aprendizaje humanos. Por ejemplo, como se destaca en la Regla 7, David JP Phillips tiene una maravillosa charla TEDx sobre el tema [ 5 ], y "Defectos y fallas en la presentación de PowerPoint: un análisis psicológico", de Kosslyn y sus colegas, es profundamente detallado sobre una serie de aspectos de cognición humana y estilo de presentación [ 4 ]. Hay muchos libros sobre el tema, incluido el popular “Presentation Zen” de Garr Reynolds [ 11]. Finalmente, aunque se menciona brevemente aquí, la visualización de datos es un tema completo en sí mismo que vale la pena perfeccionar tanto para presentaciones escritas como orales de trabajo, con recursos fantásticos como "The Visual Display of Quantitative Information" de Edward Tufte [ 12 ] o el artículo "Visualización de datos biomédicos" de O'Donoghue y colegas [ 13 ].
Agradecimientos:
Me
gustaría agradecer a los innumerables presentadores, colegas, estudiantes y
mentores de quienes he aprendido mucho sobre presentaciones efectivas. Además,
un agradecimiento a los maravillosos recursos publicados por organizaciones
sobre cómo aumentar la inclusión. Un agradecimiento especial al Dr. Jason Papin
y al Dr. Michael Guertin por los primeros comentarios de este editorial.
